Mówi się, że osoby pracujące w sekretariatach i recepcjach firm są ich sercem, ponieważ są pierwszym miejscem styku klienta z firmą. Od nich zależy czy pierwsze wrażenie na temat organizacji będzie pozytywne czy negatywne. O tym jak wygląda taka praca, co jest w niej ciekawe, a co trudne opowie nam Julią Okonek - Młodszy Specjalista ds. Administracji w siedzibie Jobhouse w Gdańsku. 

 Od kiedy pracujesz w Jobhouse?

Od września 2015

 Jak trafiłaś do firmy?

To jest niesamowita historia, ponieważ brałam udział w innej rekrutacji prowadzonej przez Jobhouse, niestety (teraz się cieszę) nie przeszłam drugiego etapu. Skontaktowałam się z rekruterką Basią – obecnie moją najlepszą koleżanką z pracy, czy gdyby były inne podobne projekty mogłaby się ze mną skontaktować, abym mogła ponownie wziąć udział w innych procesach rekrutacji. Tak się akurat składało, że Jobhouse szukał pracownika administracyjnego do siebie do biura, a więc zastałam zaproszona ponownie na rozmowę, dostałam się i jestem tu do dzisiaj :)

Co robiłaś wcześniej?

Wcześniej również pracowałam w administracji jako Asystentka Zarządu w Batyckim. Do tego w sezonie letnim przez kilka lat pracowałam na wyspach greckich jako Entertainment/Representative.

 Co należy do Twoich obowiązków?

O matko tego jest na prawdę sporo, nie wiem od czego zacząć. Na pewno mam je wszystkie wymieniać?J Jeśli chodzi o obowiązki administracyjne to oczywiście - obsługa administracyjna biura, zarządzanie obiegiem dokumentów,  dbałość o prawidłowy ich obieg między poszczególnymi działami, prowadzenie recepcji, obsługa interesantów, obsługa połączeń przychodzących, zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą, zaopatrzenie biura, zarządzanie i bieżąca współpraca z Kontrahentami, koordynacja spotkań Zarządu, przypominanie o zaplanowanych wydarzeniach, organizacja spotkań oraz podroży służbowych, prowadzenie rejestru faktur, umów i innych dokumentów oraz ich archiwizacja, kontakt i współpraca z firmami i instytucjami zewnętrznymi np. PUP, reprezentacja firmy za zewnątrz liczne targi pracy, szkolenia, wywiady, wydarzenia, eventy, tworzenie pism, raportów i prezentacji zleconych przez Zarząd no i oczywiście współpraca z pracownikami i pozostałymi działami firmy.

Oprócz administracji w Jobhouse zajmuje się również rekrutacją, zazwyczaj są to projekty pracy tymczasowej ale do tego również dochodzi cała masa obowiązków tj; samodzielną realizację projektów rekrutacyjnych, analizę i selekcję aplikacji kandydatów w tym zarządzanie bazą kandydatów, przeprowadzanie spotkań i rozmów z kandydatami oraz weryfikację ich umiejętności i doświadczenia, przygotowywanie raportów i dokumentacji dla Klienta z bieżących działań w tym budowanie trwałych relacji z Klientem

 To bardzo szeroki zakres obowiązków. Jak organizujesz sobie pracę, żeby ze wszystkim zdążyć?

Faktycznie dużo tego jak się to wszystko wypisze, a na pewno o połowie jeszcze zapomniałam hehe. Myślę, że w tym wszystkim bardzo ważne jest podejście do samej pracy, ja bardzo lubię swoją i to co robię, dlatego wszystko zawsze mi jakoś sprawnie idzie, do tego mam świetne koleżanki w pracy, przez co z chęcią się do niej idzie. Oczywiście również przydają mi się moje optymistyczne podejście do życia i zasada „Can do Attitude” gdzie nie ma dla mnie rzeczy nie do zrobienia. Faktycznie czasem muszę zrobić rzeczy, których nigdy wcześniej nie robiłam, i zastanawiam się jak do tego w ogóle się zabrać. Również zdarzają się sytuacje gdzie muszę zrobić kilka rzeczy na raz, na już, albo na wczoraj. W takich sytuacjach przyjadą mi się umiejętności pracy pod presją czasu, wyznaczanie priorytetów, wielozadaniowość, szybkość w działaniu czy nawet kreatywność.

 Co najbardziej lubisz w swojej pracy?

Chyba brak monotonii, mimo iż codziennie przychodzę do pracy i mam te same obowiązki, to jednak każdy dzień jest inny, inne zadania, inni kandydaci, nowe projekty, nowe wyzwania. Przez to ja również w pewien sposób mogę się rozwijać. Każda sytuacja uczy mnie czegoś nowego, nowych zachowań, reakcji czy pomysłów. No i oczywiście wcześniej już wspomniane koleżanki z pracy. To na prawdę bardzo ważne z kim się pracuje i jaka jest atmosfera w pracy. Ja mam to szczęście, że pracuje z najfajniejszymi dziewczynami na świecie. Uwielbiam je :)

 A co jest najtrudniejsze?

Hmm, chyba z każdej trudnej sytuacji jest jakieś wyjście, więc zawsze staram się je znaleźć. Oczywiście trudniejsze sprawy wymagają większej ilości czasu, większego skupienia, czy odłożenia innych spraw na bok, ale i takie kończą się sukcesem. Ważne tutaj jest upór i determinacja. Nie fajne są jednak sytuacje, kiedy dajemy z siebie wszystko, wykorzystujemy wszystkie narzędzia pracy, a mimo to nie udaje się nam, np. kiedy poszukujemy kandydata do pracy, w końcu udaje się  go znaleźć po czym on po prostu w ostatniej chwili nie przychodzi do pracy. Klient do nas dzwoni z pretensjami, że pracownik nie stawił się do pracy, a my musimy się tłumaczyć. Niestety na takie sytuacje nie mamy wpływu i to jest wkurzające. Ale takie sytuacje się zdarzają więc trzeba umiejętnie i z takimi sobie poradzić.

 Jakie cechy powinien posiadać idealny pracownik administracji?

Dla mnie powinna to być pozytywna i uśmiechnięta osoba, lubiąca prace z ludźmi. Pozytywnym nastawieniem na prawdę można zdziałać cuda. Przyda się również Komunikatywność, dynamizm działania, kreatywność, zarządzanie czasem i pracą czy odporność na stres. Oczywiście bardzo istotne są umiejętności twarde jak znajomość języków obcych, wiedza branżowa ale także umiejętność obsługi programów biurowych czy pakietu MS Office. Trzeba być bardzo zorganizowaną i samodzielną osobą, w tym praca z ludźmi, kandydatami, współpraca z innymi działami firmy, ciągły rozwój, uczenie się czegoś nowego, nowe, nietypowe, nieprzewidziane zadania, sytuacje z którymi trzeba się zmierzyć i włączyć swoja kreatywność, ale za to  satysfakcja z osiągniętego celu bezcenna.

 Co byś doradziła osobom, które myślą o podjęciu takiej pracy?

Jeżeli chcesz być tak samo zadowolona/y z pracy jak ja to polecam wszystkim! J Dużo tutaj zależy od osobowości i czego się oczekuje od pracy. Wspomniana wcześniej wiara w siebie i pozytywne nastawienia bardzo się przyda. Nie zawsze wszystko idzie tak jakbyśmy tego chcieli ale zawsze można wyciągnąć z tego wnioski na przyszłość. Pracuj tak aby tobie się dobrze pracowało, a wykonana przez ciebie praca będzie owocna. Bądźcie kreatywni, zgłaszajcie swoje pomysły, które mogłyby ulepszyć firmę. Bądźcie otwarci oraz nie ograniczajcie się do minimum, ponieważ wtedy ograniczacie samych siebie. Pamiętajcie również o asertywności, mimo że jest to oklepane pojęcie wciąż aktualne i bardzo ważne!

 Czy jest coś jeszcze, o co nie zapytałam, a o czym warto wspomnieć?

Wykształcenie, w większości ogłoszeń o pracę na stanowiska administracyjne mile widziane jest wykształcenie branżowe. W moim przypadku tak nie jest. Moje wyksztalcenie jest inne niż administracyjne, a to właśnie w tej branży pracuje już od wielu lat, i myślę że się sprawdzam i realizuje. Więc nie ma reguł (oczywiście nie we wszystkich przypadkach tak jest) Jeżeli wiesz, że jesteś w czymś dobry, że możesz się sprawdzić, że chciałbyś to robić, to idź i zrób to, nie szukaj sam sobie minusów i przeciwskazań. Bo to właśnie może być twój czas i twoje miejsce. Tak jak moje w Jobhouse :)