Klauzula informacyjna - Sygnaliści

Informacje o przetwarzaniu danych osobowych dotyczących zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

Realizując obowiązek informacyjny dotyczący danych osobowych, zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy co następuje.

Administrator i Inspektor Ochrony Danych

1.       Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Jobhouse Sp. z o.o., al. Grunwaldzka 31, 80-241 Gdańsk, adres e-mail: gdansk@jobhouse.pl, telefony:  +48 58 58 58 072 / +48 58 58 58 073, dalej jako „Administrator”.

2.       Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych za pomocą komunikacji elektronicznej na adres: iod@jobhouse.pl lub na adres korespondencyjny Administratora.

Cele i podstawy prawne przetwarzania

3.       Zgłoszenia naruszenia prawa wymagają, zgodnie z wewnętrzną procedurą przyjętą przez Administratora, podania danych identyfikacyjnych osoby zgłaszającej naruszenie, tj. Sygnalisty.
W związku z tym przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych oraz danych osobowych zawartych w zgłoszeniu odbywać się będzie w następujących celach:

a.       przyjęcia, zarejestrowania i rozpatrzenia zgłoszenia naruszenia prawa,

b.       podjęcia odpowiednich działań następczych,

c.       zapewnienia ochrony prawnej sygnalisty,

na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c oraz f RODO, tj. obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze oraz prawnie uzasadniony interes administratora polegający na ochronie porządku prawnego oraz przyjęciu i obsługi zgłoszeń naruszeń prawa.

Jeżeli w zgłoszeniu znajdą się szczególne kategorie danych osobowych, takie jak informacje ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, a także dane genetyczne, dane biometryczne służące jednoznacznemu zidentyfikowaniu osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności bądź orientacji seksualnej tej osoby, i będą one niezbędne do podjęcia odpowiednich działań następczych, będą przetwarzane przez Administratora na podstawie art. 9 ust. 2 lit. b oraz g RODO.

W przypadku, gdy na podstawie art. 8 ust. 1 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów wyrazi Pani/Pan wyraźną zgodę na ujawnienie Pani/Pana danych osobowych, umożliwiających ustalenie Pani/Pana tożsamości osobom nieupoważnionym, przetwarzanie tych danych przez te osoby odbędzie się na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgoda ta może być wycofana w każdym czasie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. W celu formalnego wycofania zgody prosimy o kontakt z Pełnomocnikiem ds. zgłoszeń.

W przypadku, gdy ujawnienie tożsamości sygnalisty jest konieczne w celu realizacji działań następczych, dane mogą być udostępnione jedynie osobom uczestniczącym w tych działaniach, zgodnie z zasadą minimalizacji przetwarzania danych oraz ochrony tożsamości sygnalisty, na podstawie art. 8 ust. 4 Ustawy o ochronie sygnalistów.

Dane mogą być także przetwarzane w celu ustalania, dochodzenia i obrony przed roszczeniami, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu administratora, który polega na możliwości ustalania, dochodzenia i obrony przed roszczeniami.

Kategorie danych i źródło danych

4.       W celu realizacji wskazanych powyżej celów przetwarzania Administrator będzie przetwarzał dane osobowe, w zakresie:

a)       Sygnalisty: dane zwykłe niezbędne do identyfikacji sygnalisty, dane kontaktowe, dane zebrane w tracie prowadzenia zgłoszenia, dane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych,

b)      Osób, których dotyczy zgłoszenie: dane identyfikacyjne tj. imię i nazwisko, stanowisko służbowe, informacje dot. naruszonego przez Panią/Pana prawa oraz inne informacje, które znajdą się w zgłoszeniu, a które będą miały istotny wpływ dla sprawy, która została zgłoszona jako naruszenie prawa,

c)       Osób trzecich podane w zgłoszeniu: dane identyfikacyjne tj. imię i nazwisko, stanowisko służbowe, informacje dot. naruszonego prawa, co do którego może posiadać Pani/Pan wiedzę oraz inne informacje, które znajdą się w zgłoszeniu i Pani/Pana dotyczą, a które będą miały istotny wpływ dla sprawy

5.       Dane osobowe Sygnalisty, osób których dotyczy zgłoszenie oraz osób trzecich, których dane osobowe są zawarte w zgłoszeniu wewnętrznym są przekazywane Administratorowi przez Sygnalistę oraz inne osoby biorące udział w trakcie prowadzenia działań następczych.

Okres przechowywania

6.       Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

7.       Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Odbiorcy danych

8.       W związku z przetwarzaniem danych w celach wskazanych w ust. 3, Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane innym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych osobowych. Odbiorcami tymi mogą być podmioty publiczne i sądy upoważnione do odbioru Pani/Pana danych osobowych na podstawie i w granicach przepisów prawa oraz podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora, na podstawie odpowiedniej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Prawa osób fizycznych

9.       Na zasadach opisanych w RODO, osobom fizycznym przysługuje prawo do:

a)       dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania;

b)       wniesienia sprzeciwu w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora;

10.   W celu realizacji swoich praw prosimy o kontakt z Administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych na adresy mailowe wskazane w punkcie 1 i 2 powyżej, lub listownie na adres siedziby Administratora.

11.   Osobom fizycznym przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy osoba uzna, iż przetwarzanie danych osobowych Jej dotyczących narusza przepisy RODO.

Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych

12.   Podanie danych osobowych przez Sygnalistę jest dobrowolne, jednak ich niepodanie będzie skutkować brakiem możliwości podjęcia działań związanych z Pani/Pana zgłoszeniem. W związku z tym zgłoszenie może zostać zakwalifikowane jako niespełniające wymogów proceduralnych i nie zostanie rozpatrzone.

13.   Przetwarzanie danych osobowych innych osób, w zakresie niezbędnym do prowadzenia działań następczych, jest wymogiem prawnym.

Informacja o braku profilowania i przekazywaniu danych poza EOG

14.   Dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu oraz dane nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.