Rekrutacja może wydawać się bardzo prostym procesem: publikujesz ogłoszenie, czekasz na kandydatów, przeprowadzasz kilka rozmów rekrutacyjnych i wybierasz najlepszą osobę do swojego zespołu. W praktyce często wygląda to zupełnie inaczej. Ogłoszenie jest aktywne od kilku tygodni, dopasowanych kandydatów jest niewielu, a najlepsze osoby znikają, zanim zdążysz zaprosić je na rozmowę.
Problem nie zawsze polega na tym, że na rynku brakuje ludzi. Czasem firma po prostu nie ma wystarczających zasobów, czasu albo narzędzi, żeby skutecznie do nich dotrzeć.
Właśnie wtedy warto zastanowić się, czy rekrutację nadal opłaca się prowadzić wyłącznie wewnętrznie. Istnieją sygnały, które wyraźnie pokazują, że zewnętrzne wsparcie może nie tylko ułatwić cały proces, ale przede wszystkim przyspieszyć znalezienie właściwej osoby.
1. Rekrutacje ciągną się tygodniami
Jednym z pierwszych sygnałów jest po prostu czas. Jeśli stanowisko pozostaje nieobsadzone przez wiele tygodni, a kolejne etapy rekrutacji niewiele zmieniają, warto przyjrzeć się temu, co dzieje się po drodze.
Długi proces może wynikać z wielu przyczyn:
W przypadku trudniejszych rekrutacji samo opublikowanie ogłoszenia często nie wystarcza. Agencja rekrutacyjna może dotrzeć także do kandydatów pasywnych i przejąć część działań, które wewnętrznie zajmują zespołowi wiele czasu.
2. Zespół HR jest przeciążony
Rekrutacja rzadko jest jedynym zadaniem działu HR. Do tego dochodzą kwestie kadrowe, onboarding, rozwój pracowników, szkolenia, komunikacja wewnętrzna czy bieżące problemy zespołów.
Kiedy rekrutacji jest dużo, łatwo dojść do momentu, w którym jeden proces zaczyna być prowadzony kosztem innych obowiązków. Ogłoszenia czekają na publikację, odpowiedzi dla kandydatów się opóźniają, a managerowie długo czekają na kolejne rekomendacje.
W takiej sytuacji wsparcie agencji nie musi oznaczać całkowitego oddania rekrutacji na zewnątrz. Często wystarczy przejęcie najbardziej czasochłonnych etapów, takich jak sourcing, preselekcja kandydatów czy prowadzenie pierwszych rozmów.
Dzięki temu wewnętrzny zespół może skupić się na zadaniach, w których jego wiedza i zaangażowanie są naprawdę potrzebne.
3. Na ogłoszenia odpowiada zdecydowanie za mało osób
Publikujesz ofertę i… cisza. Kilka aplikacji w ciągu kilku tygodni, a większość z nich nie spełnia podstawowych wymagań z ogłoszenia
To wyraźny sygnał, że problem może leżeć nie tylko w liczbie kandydatów na rynku, ale również w sposobie prowadzenia rekrutacji.
Na skuteczność ogłoszenia wpływa między innymi jego treść, forma, kanał publikacji, atrakcyjność oferty, wymagania wobec kandydatów oraz sposób dotarcia do odpowiednich grup. Nie każda rekrutacja może opierać się wyłącznie na publikacji oferty na popularnych portalach. Niszowe i skomplikowane stanowiska wymagają odpowiedniego doświadczenia rekrutacyjnego.
Agencja rekrutacyjna dysponuje dodatkowymi kanałami dotarcia do kandydatów i może aktywnie wyszukiwać osoby dopasowane do konkretnego stanowiska. Jest to szczególnie istotne w przypadku zawodów deficytowych i stanowisk wymagających określonych kompetencji.
4. Najlepsi kandydaci odpadają w trakcie procesu
Czasem kandydaci są, rozmowy się odbywają, a mimo to finalnie firma zostaje bez nowego pracownika.
Powodów może być wiele. Zbyt długi proces, brak informacji zwrotnej, niejasne warunki zatrudnienia, zbyt wiele etapów albo po prostu oferta, która okazuje się mniej atrakcyjna, niż propozycja konkurencji.
Warto pamiętać, że rekrutacja działa w obie strony. Firma ocenia kandydata, ale kandydat również ocenia firmę. Szczególnie osoby z doświadczeniem i poszukiwanymi kompetencjami często mają kilka możliwości jednocześnie. Nie będą czekać w nieskończoność na odpowiedź.
Dobra agencja rekrutacyjna może pomóc uporządkować proces, pomóc w określeniu jak stworzyć konkurencyjną ofertę, usprawnić komunikację z kandydatami i zwrócić uwagę na momenty, w których firma najczęściej traci wartościowe osoby.
5. Rekrutujesz na stanowiska, których trudno obsadzić
Niektóre rekrutacje są po prostu trudniejsze niż inne. Poszukujesz osoby z bardzo konkretnym doświadczeniem, określonym zestawem kompetencji albo znajomością niszowej branży — i nagle okazuje się, że liczba dostępnych kandydatów jest bardzo ograniczona, czasem kilka osób na całą Polskę.
W takich przypadkach samo czekanie na aplikację może nie przynieść oczekiwanych rezultatów.
Potrzebny jest aktywny sourcing, znajomość rynku i dostęp do odpowiedniej bazy kontaktów. Agencje rekrutacyjne specjalizujące się w konkretnych obszarach często mają doświadczenie w prowadzeniu właśnie takich procesów i wiedzą, gdzie, jak szukać odpowiednich osób i jak zachęcić je do przyjęcia oferty.
To szczególnie ważne wtedy, gdy każda kolejna minuta nieobsadzonego stanowiska generuje dla firmy realne koszty.
6. Nie masz czasu na prowadzenie rekrutacji od początku do końca
Czasem problem nie polega na tym, że firma nie potrafi rekrutować. Po prostu nikt nie ma na to czasu.
Manager ma do obsadzenia ważne stanowisko, ale jednocześnie musi prowadzić swój zespół. HR ma kilka innych procesów. Zarząd oczekuje szybkiego zatrudnienia. W efekcie rekrutacja staje się zadaniem odkładanym na później — choć jednocześnie jest pilna.
W takiej sytuacji zewnętrzne wsparcie pozwala przenieść znaczną część pracy poza firmę. Agencja może zająć się poszukiwaniem kandydatów, selekcją, pierwszym kontaktem i przedstawieniem rekomendowanych osób, podczas gdy firma podejmuje decyzję na końcowym etapie.
To nie tylko oszczędność czasu, ale też sposób na uniknięcie sytuacji, w której ważna rekrutacja przez przypadek schodzi na dalszy plan.
7. Rekrutujesz, ale nie wiesz, co właściwie nie działa
To jeden z najważniejszych sygnałów.
Firma publikuje ogłoszenia, prowadzi rozmowy, korzysta z różnych portali, a mimo to wyniki są słabe. Problem polega na tym, że nikt nie potrafi jednoznacznie wskazać przyczyny.
Czy wynagrodzenie jest zbyt niskie? Czy wymagania są zbyt wysokie? Czy ogłoszenie nie jest wystarczająco atrakcyjne? Czy proces trwa za długo? A może kandydaci odpadają już na pierwszym etapie?
Bez analizy trudno to ocenić.
Współpraca z agencją rekrutacyjną może być wtedy nie tylko sposobem na znalezienie pracownika, ale również okazją do spojrzenia na cały proces z zewnątrz. Doświadczony rekruter może wskazać, gdzie pojawia się problem i co warto zmienić, żeby kolejne rekrutacje były skuteczniejsze.
Kiedy warto sięgnąć po pomoc?
Nie każda firma potrzebuje stałego wsparcia agencji rekrutacyjnej. W wielu przypadkach wystarczy pomoc przy konkretnym, trudnym stanowisku albo w okresie zwiększonej liczby rekrutacji.
Najważniejsze jest jednak to, żeby nie czekać do momentu, w którym problem stanie się naprawdę kosztowny.
Jeśli rekrutacja trwa zbyt długo, kandydatów jest za mało, HR nie wyrabia się z liczbą procesów albo firma regularnie traci wartościowe osoby, to znak, że warto zastanowić się nad zmianą podejścia.
Zewnętrzna agencja rekrutacyjna nie musi zastępować wewnętrznego działu HR. W dobrze poukładanej współpracy ma być jego wsparciem — szczególnie tam, gdzie potrzebne są dodatkowy czas, doświadczenie, znajomość rynku i dostęp do kandydatów.
Bo skuteczna rekrutacja nie polega na tym, żeby dostać jak najwięcej CV. Chodzi o to, żeby odpowiednią osobę znaleźć i nie stracić jej po drodze.
Wybierz dogodny termin i umów się na spotkanie online. Bezpłatna konsultacja to 15 minut, które możesz wykorzystać na rozmowę na dowolny temat związany z HR, np. rekrutacja, wynajem pracowników tymczasowych, obsługa kadrowo-płacowa, itp.
